İşveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek; bu dosyada işçinin kimlik bilgileriyle birlikte kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı saklamakla yükümlüdür. İş sözleşmesi, ücret bordroları, yıllık izin kayıtları ve fazla çalışma onayları dosyanın temel unsurlarıdır. Doğru hazırlanan bir özlük dosyası, işçilik alacağı davalarında işverenin elini de güçlendirecektir.
Yasal Dayanak
4857 sayılı İş Kanunu m. 75 şöyle düzenlenmiştir:
“İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.”
“İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”
Hüküm, dosyanın içeriğini tek tek saymamakta; İş Kanunu, yönetmelikler ve sosyal güvenlik mevzuatı uyarınca düzenlenmesi zorunlu belgelere atıf yapmaktadır. Dosyadaki kişisel verilerin işlenmesinin de ayrıca 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na tabi olduğunun göz ardı edilmemesi gerekmektedir.
Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Başlıca Belgeler
| Belge | Dayanak ve işlevi |
|---|---|
| Kimlik bilgileri, adres, öğrenim ve diploma | m. 75; işçinin tanınması |
| Yazılı iş sözleşmesi veya çalışma koşulları belgesi | m. 8; sözleşme türü, ücret ve iş tanımının ispatı |
| SGK işe giriş ve işten çıkış bildirgeleri | Sigortalılık ve hizmet süresinin ispatı |
| İmzalı ücret bordroları ve ödeme belgeleri | Ücret, fazla çalışma ve tatil ücretlerinin ödendiğinin ispatı |
| Yıllık izin kayıt belgesi ve izin talep dilekçeleri | Yıllık izin kullandırıldığının ispatı |
| Fazla çalışma onayı | Fazla Çalışma Yönetmeliği uyarınca her yıl alınan yazılı onay |
| Sağlık raporları, iş sağlığı ve güvenliği eğitim belgeleri | 6331 sayılı Kanun kapsamındaki yükümlülükler |
| Uyarı, savunma istemleri ve tutanaklar | Feshin geçerli veya haklı nedene dayandığının ispatı |
| Kısmi süreli veya uzaktan çalışmaya geçiş talepleri | m. 13 ve m. 14 uyarınca yazılı şekil koşulu |
| Fesih bildirimi, ibraname ve çalışma belgesi | m. 19, m. 28 ve TBK m. 420 kapsamında ilişkinin sona ermesi |
Emsal Kararlar
Emsal Karar 1: Kesin süreye rağmen sunulmayan belge sonradan dikkate alınamaz
- Somut Olay
Gemide kamarot olarak çalışan davacının açtığı alacak davasında taraflar özlük dosyasına dayanmış, ilk derece mahkemesi işverene işyeri şahsi sicil dosyasını göndermesi için iki haftalık kesin süre vermiştir. İşveren cevap dilekçesi ekinde tek bir iş sözleşmesi sunmuş, başka iş sözleşmelerini ise kesin süre geçtikten sonra dosyaya vermiş; mahkeme bu belgelere dayanarak hüküm kurmuştur.
- Yargıtay'ın Gerekçesi
“Davalı tarafça süresi içerisinde sunulan cevap dilekçesinin ekinde yalnızca 15.06.2014 tarihli iş sözleşmesinin sunulduğu anlaşılmaktadır.”
“Taraflar bu şanslarını da doğru kullanamazlarsa, artık tahkikat mevcut delillerle yürütülecek ve tarafların o delile dayanmaktan vazgeçtikleri kabul edilecektir.”
- Karar
Bölge adliye mahkemesi kararı kaldırılmış, süresinden sonra sunulan belgeler esas alınarak kurulan ilk derece mahkemesi hükmü bozulmuştur.
Emsal Karar 2: Özlük dosyasındaki ödeme belgeleri fazla çalışma hesabında dikkate alınır
- Somut Olay
Bir kamu kurumunda çalışan davacı fazla çalışma ücreti istemiş; mahkeme talebi tanık beyanlarına göre hesaplanan tutar üzerinden kabul etmiştir. Kurumun sunduğu özlük dosyasında ise bazı dönemlere ait fazla çalışma ödemelerine ilişkin yazılar bulunmaktadır.
- Yargıtay'ın Gerekçesi
“Davalı kurum tarafından dosyaya sunulan davacıya ait özlük dosyası içerisinde çeşitli tarihlere ait bir kısım fazla çalışma ödemelerinin yapılmasına ilişkin “Başkanlık Olur” yazılarının mevcut olduğu anlaşılmaktadır.”
“Fazla çalışmanın ispatı konusunda işyeri kayıtları, özellikle işyerine giriş çıkışı gösteren belgeler, işyeri iç yazışmaları delil niteliğindedir.”
- Karar
Özlük dosyasındaki ödeme yazılarına konu tutarların araştırılıp mahsup edilmeden hüküm kurulması bozma nedeni sayılmıştır.
İspat Bakımından Hazırlanması Gerekenler
Uygulamada Sık Karşılaşılan Hata
İşverenlerin sık yaptığı hata, özlük dosyasını yalnızca işe giriş belgeleriyle sınırlı tutmak ve ödeme, izin ve onay belgelerini muhasebe veya şube kayıtlarında dağınık bırakmaktır; mahkemenin verdiği kesin süre içinde bu belgeler bir araya getirilemediğinde sonradan sunulmaları hak kayıplarına neden olabilmektedir.